دستگاه کپیمراقبت و نگهداری

چطور امنیت دستگاه کپی‌ را در ۵ دقیقه به حداکثر برسانیم؟ | به جنگ هکرها بروید

امنیت دستگاه کپی مسئله‌ای مهم است که گاهی از دید صاحبان این وسیله پنهان می‌ماند. اما به خاطر داشته باشید که دسترسی به برخی از اطلاعات محرمانه شرکت، سازمان یا کسب و کار شما می‌تواند راه را برای دردسرهای بزرگ‌تری باز کند.

با آسماری همراه باشید تا ظرف ۵ دقیقۀ آتی، با چند توصیه و راهکار ساده، ایمنی ماشین کپی خود را به حداکثر رسانده و در برابر هکرها مصون شوید.

خلاصه مقاله در پنج خط

  • با نصب چند هشدار در نزدیکی دستگاه، به کاربران یادآوری کنید که مدارک و اسناد را روی سینی جا نگذارند
  • پروتوکل SSL را همیشه فعال نگاه دارید تا امنیت انتقال داده تضمین شود
  • هارد دیسک را به طور منظم بازبینی کنید و اطلاعات محرمانه را ازش حذف کنید
  • با استفاده از رمزگذاری، دسترسی افراد را محدود کنید
  • مسائل مرتبط با امنیت دستگاه کپی را به کارکنان و کاربران آموزش دهید

مدارک مهم را روی سینی جا نگذارید

خیلی از افراد اسناد و مدارک مهم‌شان را در سینی کاغذ دستگاه گذاشته و برای مدت طولانی هم سراغی ازشان نمی‌گیرند. اما این کار یک خطر امنیتی بزرگ برای کارهای پرینتی شماست؛ چون هر کسی می‌تواند به سادگی به این مدارک مهم دسترسی پیدا کند.

قبل از هر چیز، یادآورهایی را روی دیوار نصب کنید که کارمندان مدارک مهم را روی سینی جا نگذارند. در وهله بعد، مراقب باشید که وقتی کسی فرمی را برای کپی به دستگاه ارائه کرد، خروجی‌ها را صرفا پس از ارائه کارت شناسایی یا وارد کردن رمز عبور دریافت کند.

از گواهی‌ سوکت‌های امنیت (SSL) استفاده کنید

اطلاعات کامپیوترها معمولا ایمن هستند، ولی نه وقتی که در حال انتقال اطلاعات به یک ماشین کپی باشند. غالبا، این اطلاعات بدون رمزنگاری میان سیستم و ماشین کپی منتقل می‌شوند که خطر هک شدن یا درز داده‌ها را بالا می‌برد.

پس بهتر است با استفاده از گواهی‌ سوکت‌های امنیت (SSL) ، امنیتِ دستگاه کپی‌تان را ارتقا دهید. البته خیلی از دستگاه‌‌های کپی و پرینتر‌های مدرن این گزینه را از ابتدا دارند؛ ولی ممکن است مدل‌های قدیمی با این پروتوکل همخوانی نداشته باشند.

امنیت دستگاه کپی‌ را با بازبینی هارد دیسک‌ افزایش دهید

بازبینی در واقع فرآیندی است که طی آن، همه فایل‌های ذخیره شده یا جا مانده روی حافظه داخلی بررسی شده و اگر نیاز باشد، پاک می‌شوند.

برای بازبینی هارد دیسکِ ماشین کپی‌، یک برنامه‌ منظم ترتیب دهید. شما می‌توانید این کار را ماهی یک بار یا بعد از هر کپی انجام دهید. فقط مطمئن شوید که نرم‌افزار‌ ماشین فتوکپی با به‌روزترین نسخه آپدیت شده.‌

نسخه‌ جدید این نرم‌افزارها هر باگ، مشکل و خطر امنیتی را برطرف کرده و خطر دسترسی افراد متفرقه به اطلاعات محرمانه را کاهش می‌دهند.

محدودیت اعمال کنید

برای آن دسته از فایل‌هایی که برای پرینت نیاز به مجوز دارند یکسری محدودیت‌ در نظر بگیرید. به هیچ وجه اجازه انتقال فایل‌هایی با فرمت .exe را نداده و صرفا از فرمت‌های آشنایی مثل PDF، Docx و امثالهم استفاده کنید.

در ضمن، بهتر است برای داده‌هایی که اهمیت بالایی دارند، رمز تعیین کرده و در دسترس عده محدودی از کارکنان قرارشان دهید.

درباره مسائل امنیتی دستگاه فتوکپی به کارمندان آموزش دهید

در آخر، کارمندان  خود را از اهمیت امنیت دستگاه‌های چاپ مطلع کنید و راه‌های جلوگیری از خطرات احتمالی را بهشان آموزش دهید. با دادن مجموعه‌ای از دستور‌العمل‌ها به هرکدام‌، ازشان بخواهید طبق این اصول عمل کرده و وظایف خود را در جهت حفظ اطلاعات شرکت یا سازمان جدی بگیرند.

چطور امنیت دستگاه کپی‌ را در 5 دقیقه به حداکثر برسانیم؟ | به جنگ هکرها بروید

از آسماری کمک بگیرید

ما مجموعه‌ای از مقالات و اینفوگرافی‌ها را برای ارتقای سطح دانش شما درباره مراقبت و نگهداری از ماشین فتوکپی تهیه کرده‌ایم – که قطعا در آموزش نیروهایتان هم موثر خواهند بود.

مثلا در همین خصوص، مطالعه مقاله «امنیت هارد دیسک دستگاه کپی: چند توصیه ضروری برای افزایش ایمنی اطلاعات» به همه دارندگان ماشین‌های فتوکپی توصیه می‌شود. در این مطلب، با موارد زیر آشنا خواهید شد:

  • نکاتی که باید درباره استفاده از هارد دیسک رعایت کنید
  • تاثیر دسترسی افراد تا چه حد امنیت را به خطر می‌اندازد؟
  • راهکارهای پیشنهادی آسماری برای بهبود امنیت حافظه داخلی

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا
بستن
بستن