در دنیای دستگاه‌های کپی چندمنظوره، متداول ترین مورد مصرفی اسکن است؛ امروزه موارد استفاده از اسکن بسیار زیاد شده است.

وجود قابلیت اسکن در دستگاه‌های کپی برای مصرف کنندگان فواید زیادی دارد، برای مثال:

* قابلیت ارسال اطلاعات به سراسر دنیا

* در دسترس بودن اسناد

* افزایش بهره‌وری

* مورد استفاده قرار دادن سخت‌افزار در جریان کار

فوایدش بی‌شمار است و تنها نقطه ضعفش امنیت است.

متداول ترین کاربرد اسکن، اسکن به ایمیل (Scan to Email) است. برای دستگاه کپی یک آدرس ایمیل تعریف می‌شود و به راحتی می‌توانید سند را در فیدر (نوعی محل گردآوری اطلاعات است – خبر خوان) قرار داده، یک آدرس ایمیل انتخاب کرده و سند را به آن الصاق کنید.

ایجد امنیت برای پرینترها و اسکنر ها

خب، فطعا موارد بالاکارهارا ساده و سرعت انتقال اطلاعات را بالا میبرد، اما خطرناک نیز هست! برای مثال انتقال فایل اسکن شده به پرونده، به USB، به ایمیل (نامه الکترونیک) یا به یک نرم‌افزار میتواند خطرات امنیتی ایجاد کند

شرکت هایی که چندین بار توسط هکر ها دچار سرقت اطلاعاتی شده اند، اقدامات امنیتی خود را افزایش داده‌اند. بله، ساختمان‌های اداری پر از هکر است. هکرها آدرس ایمیل هایی که از قبل به دستگاه کپی وارد شده‌اند را دزدیده و از آن آدرس ایمیل سندی حاوی ویروس می فرستند که سیستم اسکن، آن را آشنا می‌پندارد.

اشتباه مشکل ساز دیگر این است که اطلاعات محرمانه را به آدرس ایمیل اشتباهی بفرستید.

تصور کنید اشتباها فایلی حاوی اطلاعات مالی شرکتتان را برای یکی از شرکت های رغیب فرستادید، آیا می‌توانید آن را حذف کنید؟

امکان ارسال اطلاعات بطور ناشناس و بدون احراز هویت می‌تواند مسبب مشکلات زیادی شود. کافیست چیزی را اسکن کنید سپس هکرها به‌راحتی، بدون آنکه کسی متوجه شود اطلاعات را به سرقت می‌برند.

چطور می‌توان از فاجعه سرقت اطلاعاتی به واسطه  اسکنر جلوگیری کرد؟

راه حل، ارسال فایل های اسکن شده به پوشه است (SCAN TO FOLDER). برای ارسال فایل های اسکن شده به پوشه در انواع پرینترهای (چاپگر) چندکاره در بازار، نیاز به استفاده از پورت SMB   (دستورالعمل به اشتراک گذاری فایل در شبکه) است.

اگر درحوزه‌ی فناوری اطلاعات مشغول هستید می‌دانید که پورت SMB با استفاده از ‌ویروس WannaCry به بسیاری از شبکه ها نفوذکرده است ( این همان ویروسی است که در سال 2017 به شبکه بیمارستان های انگلستان نفوذ کرده و سپس راه خود را به کل اروپا و آمریکا باز کرده بود). البته فراموش نکنید که راه ورود این ویروس دستگاه کپی نیست، بلکه از طریق درگاه‌هایی که سیستم امنیتی ندارند وارد می‌شود.

امنیت شبکه و دستگاه‌های کپی

آیا در محیطی کار می‌کنید که با HIPAA ( قانون انتقال و پاسخگویی الکترونیک بیمه سلامتقانون حساب‌دهی و مسئولیت‌پذیری شرکتی و حسابرسی، یا دیگر مقررات صنعتی سر و کار دارید؟

معمولا برای انتقال و پیگیری اطلاعات تجهیزاتی وجود دارد.آیا شما از این امکانات استفاده می‌کنید؟ آیا گردش کار اطلاعات در شرکت شما پیگیری می‌شود و بر روی آن نظارت دارید؟

شاید قابلیت انتقال استاندارد فایل های اسکن شده به USB را فعال کرده باشید. آیا این امکان وجود دارد که شخصی بدون آنکه هویتش مشخص باشد در شرکتتان به راحتی مطلبی را اسکن کرده و به USB  منتقل کند؟

در نهایت دستگاه‌های اسکنر به‌تنهایی امنیت شبکه را به خطر نمی‌اندازند اما تامین نکردن امنیت شبکه، پورت‌ها، عدم استفاده از نرم‌افزارهای امنیتی و عدم احراز هویت افراد می‌تواند امنیت اطلاعاتتان را به خطر بیاندازد و هکرها از طریق نقص امنیتی در شبکه به اطلاعات دسترسی پیدا می‌کنند.

مراقب باشید!

7 روش موثر برای تامین امنیت دستگاه‌های کپی

  1. قطع اتصال به شبکه

اگرنمی‌خواهید مشکلات شبکه ای برای پرینترتان رخ دهد آن را مستقیما به شبکه وصل نکنید، بلکه دستگاه را با استفاده از کابل USB به کامپیوتر وصل کنید و اطلاعاتتان را از آن طریق به پرینتر بدهید که روشی بسیار امن است.

  1. از رمز عبور استفاده کنید

هک کردن رمز عبور پیش فرض برای هکرها بسیار ساده است. اولین قدم برای حفظ امنیت تعریف کردن رمزعبور جدید است. بهتر آن است که رمزتان ترکیبی از عدد و حروف باشد تا قدرت امنیتی بالاتر برود.

  1. به‌روز رسانی سفت افزار

سازندگان دستگاه‌های پرینت همیشه قابلیت به‌روز رسانی سفت افزار ها را ارائه می‌کنند. با به‌روز رسانی آن ها امنیت پرینترتان را تضمین کنید.

سفت افزار یا Firmware، به برنامه های کامپیوتری گفته می‌شود که در سیستم های الکترونیکی و محاسباتی برای کنترل سخت‌افزار دستگاه مورد استفاده قرار می‌گیرد.

  1. زیربنای امنیتی قوی

فرقی نمی‌کند در شرکتتان یک پرینتر دارید یا دویست تا، همه آنها باید مدیریت شده و منظم باشند. به روز نگه داشتن رمز های عبور و سفت افزار ها و احراز هویت برای استفاده از دستگاه ها، نیاز به مدیریت برنامه ریزی شده دارد. می توانید اشخاصی را برای رسیدگی به نحوه ی کار کرد پرینترها و حفظ امنیت شبکه در نظر بگیرید. بهترین کار کمک گرفتن از متخصصین این زمینه است.

  1. امن کردن اطلاعات

زمانیکه می خواهید اطلاعات یک فایل را برای پرینت بفرستید، از امن بودن شبکه اطمینان حاصل کنید. استفاده از رمز نگار روش خوبی است، تا فایل ارسالی به درستی به مقصد برسد. با ارسال فایل پرینت به سرور رمز نگاری شده، در امنیت کامل فایل را پرینت بگیرید.

  1. پیاده سازی تنظیمات دسترسی

علاوه بر تغییر رمزپیش فرض، پیاده سازی تنظیمات دسترسی نیز روشی موثر برای گریز از هک شدن است. اطلاعات ذخیره شده در هارد دیسک و حافظه دستگاه باید بعد از هر بار استفاده از پرینتر حذف شوند.

  1. مراقب اوراق پرینت شده باشید

اگر اسناد محرمانه را با کاغذ مخصوص چاپ می‌کنید، سینی هایی امن برای حفظ آنها در دسترس‌اند. از رها کردن اسناد محرمانه در سینی های چاپ خودداری کنید. برای ارسال اطلاعات مهم به پرینتر از شبکه خصوصی استفاده کنید، یا به صورت دستی پرینت بگیرید. پرینت دستی سبب می‌شود شخصی کنار دستگاه پرینت حضور داشته باشد تا عمل چاپ را انجام دهد و اطمینان حاصل کند که اوراق چاپ شده گم نشوند و یا دست افراد غیر به آنها نرسد.