راهنمای خرید

خرید کاغذ خردکن اداری | راهنمای ۵ مرحله‌ای کامل برای اداره‌ها

ما پنج گام ساده برای خرید کاغذ خردکن اداری تهیه کرده‌ایم که منجر به بهترین انتخاب می‌شوند.

پیدا کردن امحاء کننده اوراق ممکن است در ظاهر کار ساده‌ای به نظر برسد. ولی هر چقدر مسائل امنیتی مهم‌تر باشند، نگرانی‌ها و چالش‌ها نیز بیشترند.

طبق آمار جهانی، فقط در سال ۲۰۲۰، شرکت‌های بزرگ مجموعا ۱۳۳ میلیارد دلار برای افزایش ایمنی سایبری خود صرف کرد‌ه‌اند.

ولی مقوله حفاظت داده صرفا مربوط به اطلاعات آنلاین یک شرکت نیست و باید به همین اندازه، نسبت به مدارک و اسناد فیزیکی نیز اهمیت نشان داد.

داشتن یک دستگاه امحاء کاغذ، راه حل ساده‌ای است که هزینه بالایی هم نداشته و در عوض سوء استفاده از داده‌های شما را به حداقل می‌رساند.

قبل از هر چیز: خردکن ظرفیت بالا چیست؟

ماشین امحاء با ظرفیت بالا که به عنوان خردکن اداری صنعتی هم شناخته می­شود، قابلیت نابود کردن اوراق محرمانه در مقیاس‌های بالا را دارد.

همان‌طور که می‌دانید این دستگاه‌ها در حالت عادی، اصولا بعد از مدتی فعالیت، نیاز به استراحت دارند؛ چراکه داغ کرده و دمای تیغه‌هاشان بسیار بالا می‌رود.

اما مزیت محصولات ظرفیت بالا یا صنعتی این است که گرمایش تاخیری داشته و برای مدت طولانی‌تری می‌تواند به فعالیت ادامه دهد.

از طرفی، سطح ایمنی که ارائه می‌دهد، جزو قوی‌ترین‌ها محسوب شده و در اصطلاحِ فنی، دارای خروجی سطح ۶ تا ۷ است. (سطوح امنیت دستگاه‌ها در پایان این مقاله توضیح داده شده).

#AsmaryTip ارگان‌هایی مثل وزارت‌های دفاع یا ثبت اسناد در سراسر دنیا، غالبا از این مدل بهره می‌گیرند.

۴ موردی که امحاءکننده ظرفیت بالا می­تواند خرد کند:

  • CD ها و DVD ها
  • درایوهای جامد و فلش درایوها
  • تلفن­های همراه و تبلت­ها
  • کارت­های اعتباری EMV و سیم کارت­ها

خرید خردکن اسناد اداری در ۵ مرحله

  1. تعیین حساسیت داده‌­ها

«خرد شدن» لزوما داده­‌ها را غیر قابل دسترس نمی­کند. اگر اندازه قطعه خرد شده بزرگ باشد، هنوز می­توان اطلاعات را استخراج کرد. برای همین، ماشین­ها معمولا به سطوح یک تا هفت طبقه­ بندی می­شوند.

این سطوح نشانه­‌ای از امنیتی است که هر مدل ارائه می­دهد.

مدارک عمومی به این علت که دیگر مفید نیستند یا فضا را اشغال می­کنند خرد می­شوند. این دسته، معمولا به دستگاه سطح ۱ احتیاج دارند.

با این حال، اگر داده‌­ها محرمانه باشند، ممکن است به خردکن سطح ۶ احتیاج داشته باشید.

#AsmaryTip این دسته از امحاءکننده‌­ها به عنوان «امنیت بالا» هم شناخته می­شوند، چراکه اوراق را به ذرات بسیار ریز مانند گرد و غبار تبدیل می­کنند که به هم چسباندن مجددشان امکان­پذیر نیست.

  1. توجه به متریال‌هایی که نابود خواهند شد

وقتی پای این ماشین‌ها به میان می‌آید، اصولا همه فکر می‌کنند که باید «کاغذ» ها را نابود کنند.

اما با یک نگاه ساده به اطرافتان، متوجه می‌شوید که این روزها اطلاعات در حالت‌های دیگر و داخل ابزارهای متفاوت دخیره می‌شوند؛ پس تکلیف آن‌ها چه خواهد شد؟

به گفته متخصصین آسماری، شما ابتدا باید نوع موادی که می‌خواهید از بین ببرید را مشخص کنید تا بهترین گزینه را انتخاب کنید.

محصولات مدرن حتی می‌توانند سی دی، موبایل، تبلت و کارت‌های اعتباری را هم نابود کنند. پس نیازهای شما مستقیما روی خرید نهایی موثر است.

اگر نیازی به این ویژگی‌ها ندارید، با هزینه کمتر می‌توانید یک ماشین سطح ۳ تا ۵ تهیه کنید و کارتان راه بی‌افتد.

در غیر این صورت، باید سراغ ماشین‌های سطح ۶ تا ۷ بروید.

  1. مشخص کردن تعداد کاربران

پس از تعیین نوع دستگاه مورد نیاز خود، بخش‌های اداری و تعداد افرادی که قرار است از آن استفاده کنند را مشخص کنید.

اگر شرکت شما گسترده است و بخش‌های مختلف دارای اسناد حساس هستند، به محصولات ظرفیت بالا احتیاج دارید.

اگر محصول شما از آن‌ گروهی باشد که بعد از هر یک ربع فعالیت به نیم ساعت استراحت نیاز دارد، کارمندان شما بیخیال پروسه‌های ایمنی شده و ممکن است اوراق را قبل از نابود کردن، دور بریزند.

پس تعداد کاربران هر دستگاه و تعداد متریال‌هایی که روزانه باید خرد شوند را تعیین کنید تا انتخاب مناسب‌تری داشته باشید.

#AsmaryTip مقدار واقعی اسنادی که باید از بین بروند، معمولا دو برابر میزان برآورد شده است.

  1. ویژگی­‌های ایمنی را بشناسید

درست است که این محصولات برای جدال با «کاغذ» استفاده می‌شوند و ظاهرا خطرناک به نظر نمی‌آیند. ولی گول این مسئله را نخورید و تا جای ممکن مراقب خود و کارکنانتان باشید.

برخی از ویژگی‌‌های مراقبتی که باید در خرید خردکن اداری بهش توجه کنید:

  • دستگاه باید سنسور تشخیص خطر داشته باشد: این سنسور اجازه می‌دهد که هرگاه خطری احتمالی متوجه شما شد، جریان برق بطور خودکار قطع شود.
  • باید داغ شدن موتور را تشخیص دهد: فعالیت بالا می‌تواند موجب گرم شدن بیش از حد ماشین شود (که خطرناک) است. ولی نمونه‌های حرفه‌ای قدرت تشخیص این مسئله را داشته و سریعا برق را قطع می‌کنند.
  • حتما باید حفاظ داشته باشد: توجه کنید که تیغه‌ها به هیچ وجه قابل دسترسی نباشند و محفظه‌ای برای پوشش داشته باشند. در غیر این صورت، احتمال اتفاقات بسیار تلخ و ناگواری وجود خواهد داشت.
  1. آخر از همه: به قیمت خردکن اداری توجه کنید

شاید برای بسیاری از کاربران، قیمت ماشین امحاء اسناد مهم‌تر از هر چیز دیگری باشد. ولی فراموش نکنید که داشتن این محصول مثل یک سرمایه‌گذاری دراز مدت است.

از آن‌جایی که استهلاکشان بسیار پایین است، نیازی نیست نگران تعمیرات یا هزینه‌های نگهداریشان باشید.

اصولا خرید کاغذ خردکن ادارای ارزان، انتخاب درستی نیست؛ چراکه این مدل از دستگاه‌ها، کیفیت ساخت پایینی داشته و برخلاف انتظارتان، در نهایت موجب افزایش مخارج شما می‌شوند.

انواع خردکن صنعتی

  1. اداری

امحاءکننده اداری لزوما «ظرفیت بالا» نیست.

این محصولات ویژگی‌های متفاوتی دارند که روی انتخاب خریداران موثر است. ولی اصولا، ظرفیتشان به میزان امنیتی که ارائه می‌دهند بستگی دارد.

هرچه سند به قطعات کوچک­تر تبدیل شود، سطح ظرفیت محصول پایین می­‌آید. ماشین­‌های امحاءگر اداری معمولا سطح ۳ هستند، هرچند ممکن است از نظر ساخت و مدل متفاوت باشند.

برای خرید خردکن اداری، بهتر است قبل از هر چیز تعیین کنید که می‌خواهید اوراق‌ تا چه حد ریز شده و غیر قابل ردگیری باشند.

خرید کاغذ خردکن اداری | راهنمای 5 مرحله‌ای کامل برای اداره‌ها

  1. ایمن

امحاء کننده‌های «ایمن»، یکی از واجب‌ترین لوازم اداری هستند؛ چراکه تمام نیازهای شما برای نابود کردن مدارک را برطرف کرده و علاوه بر این، توان بسیار بالایی نیز دارند.

دلیل اطلاق لقب «ایمن» یا Secure به این ماشین‌ها، کاری است که با کاغذها انجام می‌دهند. این مدل‌ها عملا همه برگه‌‌های ورودی را به گرد و غبار تبدیل کرده و احتمال هرگونه بازیابی را از بین می‌برند.

اگر جزو ادارات یا تجارت‌هایی هستید که باید از مشخصات و اطلاعات مشتریان خود محافظت کنید، داشتن این دستگاه از واجبات است.

شما حتی می‌توانید از آن به عنوان یک Firewall یا دیوار امنیتی یاد کرده و اعتماد مشتریان خود را جلب کنید.

خرید کاغذ خردکن اداری | راهنمای 5 مرحله‌ای کامل برای اداره‌ها

سطوح ایمنی دستگاه امحاءکننده اوراق

هم اکنون، حدود ۳۰٪ از مصرف کنندگان پیش از دور انداختن اوراق، به درستی نابودشان نمی­کنند.

همین نکته باعث می­شود اطلاعات مشتری به سادگی درج پیدا کرده و منجر به نقض مسائل امنیتی شود.

ولی در برخی محیط‌های کاری، حتی با وجود محصولی مثل امحاء‌گر اوراق، باز هم داده‌ها درز کرده و دردسرساز می‌شوند.

این مسئله بیشتر زمانی رخ می‌دهد که کاربران هنگام خرید، گزینه اشتباه را انتخاب کرده و به سطوح ایمنی دستگاه‌ها اهمیت نمی‌دهند.

اگر می‌خواهید جزو این دسته نباشید، به مطالعه ادامه دهید.

  • سطح ۵ تا ۷: این مدل از ماشین‌ها ایمن­‌ترین بوده که با استفاده از برش­‌های میکرو، کاغذ را به قطعات ریز تبدیل می­کنند.

#AsmaryTip این مدل‌ها برای استفاده در سازمان سیا، وزارت دفاع، ارتش آمریكا و سایر سازمان‌­های دولتی کشور آمریکا مجوز گرفته‌اند.

  • سطح ۳ و ۴: این مدل‌ها در طبقه میانه بوده و از امنیت بالا برخوردار هستند. در سطح ۴ و ۳ از برش نواری استفاده می­شود که اسناد را در عرض چند دقیقه به قطعات کوچک خرد می­کند. این خردكن­ها برای شركت­های تجاری كه نیاز به از بین بردن اطلاعات شخصی دارند، ایده‌­آل هستند.
  • سطح ۱ و ۲: این دسته از دستگاه­‌های دارای پایین‌ترین درجه ایمنی بوده و از یک برش نواری پایه برای خرد کردن اوراق استفاده می­کنند و برای همین استفاده‌شان صرفا جهت کاهش حجم زباله‌ها مفید خواهد بود.

این راهنما برای شما کافی نیست! (مگر اینکه آدم دقیقی نباشید)

ما در این مطلب سعی کردیم در پنج گام، خرید کاغذ خردکن اداری را برای شما راحت‌تر کنیم.

اما اگر جزو افراد دقیقی هستید که به جز «بهترین‌»‌ها، به هیچ چیز دیگری قانع نمی‌شوند، به هیچ وجه دستورالعمل زیر را از دست ندهید.

تجربه ما در آسماری نشان داده که کاربرانی که بدون توجه به این راهنما خرید می‌کنند، احتمال پشیمانی و انتخاب اشتباه‌شان بالاتر است.

 

 

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا
بستن
بستن