کاهش هزینهترفند و راهکارها

صرفه جویی کاغذ و نصف کردن هزینه‌های چاپ با ۱۱ روش ساده | راهنمای ویژه

برای صرفه‌ جویی کاغذ چاپ، فقط به بازیافت اتکا نکنید و در عوض به فکر کاهش مصرف از طریق بهینه سازی باشید؛ چراکه با این کار، علاوه بر کاهش هزینه‌ها، میزان استفاده از تونر یا کارتریج جوهر را نیز کاهش داده و حتی به زیست‌دوست شدن محیط کار خود کمک خواهید کرد.

گرچه ساده ترین راه برای مصرف یهینه کاغذ چاپ، کاهش عملیات‌های پرینت است، اما برای عملی شدن این موضوع نیاز به مقداری نظم و انضباط و تجدید نظر در برخی کارهاست.

با این ۱۱ توصیه ویژه آسماری، هم به امور خود نظم بدهید و هم مواد مصرفی را به کمتر از نصف برسانید!

  • با دستگاه کپی خود آشنا شوید

یاد بگیرید چگونه از دستگاه خود برای استفاده به‌صرفه‌تر از کاغذ کمک بگیرید. قبل از چاپ، «پیش‌نمایش» (Print Preview) را انتخاب کرده و ببینید آیا خطوط اضافی باعث پرینت برگه‌های بیشتر خواهد شد یا می‌شود با اعمال تنظیمات ساده همه چیز را در یک صفحه پرینت کرد؟

وقتی پیامی روی صفحه نمایش ظاهر می‌شود، کورکورانه دکمه «OK» را انتخاب نکنید.

پیام صادره را مطالعه کنید و در صورت امکان دامنه چاپ را فقط به صفحات موردنظر کاهش دهید؛ یا مثلا متن مورد نیاز خود را مشخص کرده و به جای کل صفحه، فقط همان قسمت را پرینت بگیرید.

این امر به‌ ویژه هنگام چاپ از وب‌سایت‌ها مفید است؛ زیرا می‌توانید تبلیغات را حذف کرده و فقط از بخش‌های ضروری خروجی بگیرید.

#AsmaryTip اگر در چاپ مشکل دارید، پس از رفع آن، لیست چاپ (Print Queue) خود را پاک کنید تا حافظه دستگاه موجب به وجود آمدن همان مشکلات سابق نشود.

  • از کتاب الکترونیکی یا تبلت استفاده کنید

آیا هدف‌تان از چاپ آسان‌تر کردن مطالعه اسناد و مدارک است؟ خب به جای این کار از تبلت یا کتاب الکترونیکی استفاده کنید تا در مصرف کاغذ چاپ هم صرفه‌جویی کرده باشید.

چنین گدجت‌هایی را می‌‌توان برای خواندن اسناد و فایل‌های PDF و Word استفاده کرد و در بسیاری از موارد حتی ازشان برای یادداشت برداشتن نیز بهره گرفت.

  • یادداشت‌ها، تصاویر و صفحات وب را نشانه‌گذاری کنید

هنگام مشاهده یک وب‌سایت، به‌جای چاپ یک صفحه کامل فقط برای یک شماره تلفن یا آدرس، اطلاعات را یادداشت کنید یا آن‌ها را در یک فایل Word  کپی کنید؛ و یا اگر آن صفحه مورد نظر در آینده‌ هم موردنیازتان خواهد بود، نشانه‌گذاری‌اش کنید.

#AsmaryHow-To برای ذخیره کردن صفحات وب در مرورگر Chrome، ابتدا روی آیکون «ستاره» در مقابل آدرس صفحه کلیک کرده و پس از نام گذاری به شکل دلخواه، دکمه Done را بزنید.

  • با دقت بخوانید و تصحیح کنید

قبل از چاپ، حتماً نوشته خود را بررسی کنید تا از شر غلط‌های املایی خلاص شوید. یکی از دلایلی که افراد برای چاپ از مواد اولیه اضافی استفاده می‌کنند، وجود همین غلط‌ها در خروجی است – که آن‌ها را مجبور به پرینت مجدد می‌کند.

حتی اگر اشتباهی را در حین عملیات چاپ یافتید، سریعا گزینه لغو (Cancel) را بزنید، تا جلوی ضرر بیشتر را گرفته باشید.

در ضمن، اگر عملیات چاپ تمام شده و تنها در چند بخش اشتباه مشاهده کردید، فقط همان صفحات خطادار را دوباره چاپ کنید.

  • برای مشتریان رسیدهای الکترونیکی ارسال کنید

ارسال برگ خریدها یا رسیدهای الکترونیکی موجب صرفه‌جویی در هزینه‌های پستی می‌شود. اما اگر می‌خواهید امور را مقرون به صرفه‌تر کنید، بایگانی خود را نیز الکترونیک کنید.

یعنی به جای پرینت رسیدها و ایجاد بایگانی فیزیکی، آن‌ها را به‌صورت دیجیتالی روی رایانه خود ذخیره کنید و حتماً از اوراق مهم خود نسخه پشتیبان تهیه کنید.

  • اسناد را به‌ صورت آنلاین به اشتراک بگذارید

خیلی اوقات برای ارسال یک نامه اداری یا بخش نامه به چند دفتر مختلف، نیازی به هزینه پرینت، پست و بایگانی نیست. با استفاده از ابزارهای رایگانی مثل Google Drive، Gmail و یا از طریق شبکه کردن سیستم‌های کامپیوتری شرکت، می‌‌توانید مکاتبات خود را بدون نیاز به صرف کاغذ انجام دهید.

  • پرینت‌های خود را دوبلکس بگیرید

چاپ دوبلکس یا دو طرفه به فرآیندی اشاره دارد که طی آن، پرینت روی هر دو طرف یک برگه – به شکل پشت و رو – صورت می‌گیرد. شما با این کار می‌توانید هر عملیات چاپی را با نصف مواد مصرفی به اتمام برسانید. مثلا یک فایل PDF 40 برگه‌ای با این تکنیک نیازمند ۲۰ برگ خواهد بود.

#AsmaryTip اگر مواردی که پرینت می‌گیرید ضروری نیستند، از قسمت‌های سفید کاغذهای باطله استفاده کنید. البته این تکنیک همیشه مورد استفاده قرار گرفته، اما شما می‌توانید برایش یک سیستم جامع طراحی کنید.

مثلا یک ظرف در کنار دستگاه کپی قرار دهید تا کارکنان اوراق باطله و مشکل‌دار را داخل آن قرار دهند. سپس به شکل هفتگی یا ماهانه این ظرف را بررسی کرده و مواردی که هنوز قابل استفاده هستند را برای پرینت مجدد جدا کنید.

  • از قدیمی‌ها دوباره استفاده کنید

  • در صورت امکان، از برگه‌های قدیمی دوباره استفاده کنید. همان‌طور که در بالا توضیح داده شد، مثلا می‌توانید روی قسمت پشتی‌شان مجددا چاپ کنید.
  • آن‌ها را برش زده و از قسمت‌های سفیدشان چرک‌نویس تهیه کنید.
  • آن‌ها را به هم بچسبانید تا دفترچه‌ درست شود.
  • از آن‌ها برای نقاشی فرزندان‌تان یا چرک‌نویس تمرین ریاضی‌شان استفاده کنید.
  • آن‌ها را ریزریز خرد کنید تا به پوشال بسته‌بندی تبدیل شوند.

  • حاشیه‌ها را تنظیم کنید

برای داشتن فضای بیشتر در صفحه، از حاشیه‌های باریک‌تر، فونت کوچک‌تر و فاصلۀ خط نزدیک‌تر استفاده کنید.

#AsmaryTip اگر از طیف خاکستری (Greyscale) و تنظیمات Draft برای پرینت استفاده کنید، مصرف کارتریج‌تان به مراتب کاهش پیدا خواهد کرد.

  • استفاده بیشتر از ایمیل

نوشتن یک ایمیل کارآمد مهارت اصلی برای ارتباطات از راه دور است، اما یک سیستم تشکیل پرونده خوب نیز تقریبا به همان اندازه مهم است. اگر در هارد دیسک و یا به‌صورت آنلاین از آن نسخه پشتیبان تهیه‌کرده باشید، ایمیل‌ها به‌ندرت نیاز به چاپ دارند. در ایمیل خود پوشه بندی‌های لازم را انجام دهید و با این روش علاوه بر کاهش مصرف کاغذ چاپ، در وقتتان نیز صرفه‌جویی کنید.

  • دستگاه فکس را کنار بگذارید

بجای فکس، اسناد را به‌عنوان PDF ارسال و دریافت کنید. هم کیفیتش بهتری داشته و هم کار کردن با آن آسان‌تر است.

شاید کاغذ دلیل پر خرج بودن دستگاه‌تان نیست

آیا فکر می‌کنید مشکل از جای دیگری است؟ بله، این احتمال همیشه وجود دارد. به همین دلیل، ما در آسماری مقاله‌ای تهیه کردیم که همه ۱۱ دلیل پر خرج بودن دستگاه کپی را به شما نشان دهد. خواندن این مطلب به همه کسانی که در حال تنظیم دخل و خرج پرینت‌های خود هستند توصیه می‌شود. برخی از دلایلی که در این مقاله ذکر شده‌اند عبارت‌لند از:

  • عدم نظارت بر عملیات‌های چاپی
  • عدم رعایت قوانین پرینت
  • استفاده از تجهیزات خارج از رده

.

 

 

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا
بستن
بستن